Privacyreglement Stichting Kunstplatform Veenendaal
Naar aanleiding van de nieuwe Europese privacyregelgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die op 25 mei 2018 in werking is getreden, heeft Stichting Kunstplatform Veenendaal een Privacybeleid opgesteld, waarvan dit Privacyreglement onderdeel uitmaakt.
In dit Privacyreglement wordt beschreven door wie en hoe met privacygevoelige persoonsgegevens wordt omgegaan.
Introductie
Het bestuur van de Stichting Kunstplatform Veenendaal, hierna te noemen SKV, hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de persoonsgegevens, die door het Kunstplatform Veenendaal worden verzameld en verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd.
Voor vragen over dit privacyreglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop de Stichting Kunstplatform Veenendaal met uw gegevens omgaat kunt u contact met ons opnemen via het secretariaat:secretaris@kunstplatformveenendaal.nl of een brief sturen naar Secretariaat SKV, Valleiweg 182,Valleistraat 182, 3902 ZD, Veenendaal.
Doeleinden
SKV verzamelt of gebruikt uw persoonsgegevens alleen voor doeleinden, die worden beschreven in dit privacyreglement. Deze doeleinden zijn:
- Het van de juiste informatie voorzien van bestuurs- en commissieleden van SKV over activiteiten die (gaan) plaatsvinden.
- Het informeren van deelnemers aan activiteiten van de SKV.
- Het verzenden van (digitale) uitnodigingen en/of nieuwsbrieven over de activiteiten van SKV aan mogelijke belangstellenden
- Het promoten van de activiteiten van SKV via folders, posters, dagbladen, etc.
- Het betalen van rekeningen van bestuursleden en/of dienstverleners en/of het factureren van verrichte diensten aan derden.
Gegevens
Het type gegevens dat wordt verzameld en beheerd voortvloeiend uit eerder gedefinieerde doeleinden betreft:
- Persoonsgegevens (naam) en bereikbaarheidsgegevens (e-mailadres, woonadres, telefoonnummer) van leden van bestuur en commissies van SKV.
- Persoonsgegevens om deelnemers te kunnen informeren over de activiteiten van SKV: naam en e-mailadres.
- Persoonsgegevens, bereikbaarheidsgegevens en andere persoonlijke informatie die door deelnemers wordt verstrekt met als doel te worden gepubliceerd ten behoeve van de uitvoer en promotie van activiteiten van SK, waarbij de betrokkenen uitdrukkelijk te verstaan wordt gegeven dat er in publicaties gebruik van kan worden gemaakt (websites, kranten en folders).
- Bankrekeningnummers ten behoeve van doeleinde 1 lid e)
Gegevensbeheer
Persoonsgegevens worden zorgvuldig ingewonnen en beheerd overeenkomstig de Wet op de Persoonsbescherming (WPB):
- Persoonsgevoelige gegevens ad a) worden door de bestuursleden aangeleverd aan de secretaris of het secretariaat van één der commissies. De aangeleverde gegevens omvatten naam, voornaam, man/vrouw, adres, e-mailadres, telefoonnummer en toestemming tot publicatie van de naam en de eventueel foto van het bestuurslid op de website. Om onderling contact mogelijk te maken krijgt ieder bestuurslid de lijst met namen, emailadressen en telefoonnummers van de andere leden.
- Persoonsgevoelige gegevens ad b) worden verzameld op basis van getoonde interesse in de activiteiten van SKV. Deze gegevens bevatten alleen naam, voornaam, emailadres en indien van belang de organisatie (bedrijf, instelling, vereniging e.d.) van betrokkene. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het verzenden van de digitale nieuwsbrief en uitnodigingen voor activiteiten. Uitschrijving van nieuwsbrieven en e-mail zendingen is te allen tijde mogelijk en leidt tot verwijdering van de persoonsgegevens uit de database.
- Persoonsgevoelige gegevens ad c) worden verzameld op basis van een verklaring van toestemming van de betrokkene om deze gegevens of een deel ervan te kunnen gebruiken voor promotie van de betreffende activiteiten van SKV in diverse media.
- De secretaris, penningmeester en een lid van de verschillende commissies zijn bevoegd de persoonsgegevens ad a) en d) te verwerken. De gegevens ad b) en c) worden verwerkt door de secretaris of het bestuurslid belast met PR of een lid met die taakstelling van één der commissies.
De wijzigingen, zoals adres- en/of emailwijzigingen en eventuele schriftelijke correspondentie omtrent in- en uitschrijvingen wordt gedigitaliseerd en in het administratiesysteem digitaal bewaard. Eventuele papieren aanmeld- en wijzigingsformulieren of wijzigingen worden na digitalisering definitief verwijderd.
Als personen uitgeschreven zijn worden deze gegevens definitief uit de diverse lijsten verwijderd.
Uitwisseling gegevens
Uitwisseling van de gegevens vindt zorgvuldig plaats met in achtneming van het recht op privacy van de betrokkenen en de WPB.
Verstrekken gegevens
De gegevens mogen alleen worden verstrekt aan degenen, inclusief derden, die belast zijn met de in par. 1 beschreven doeleinden voor de daar beschreven doeleinden, of degenen die noodzakelijk zijn betrokken bij de hierboven beschreven doeleinden.
Website en Facebook
Op de websites van de stichting en op Facebook worden slechts algemene informatie en bereikbaarheidsgegevens geplaatst over de eigen activiteiten van de stichting en informatie over het bestuur.
- Op de websites worden in principe alleen algemene, d.w.z. niet persoonlijke bereikbaarheidsgegevens geplaatst: e-mailadressen behorend bij de commissie en telefoonnummers.
- In bepaalde gevallen, zoals bijvoorbeeld bij de Kunstroute en Theater bij de Buren worden meer specifieke gegevens geplaatst van deelnemers, alleen indien en voorzover de betrokkenen daar expliciet mee hebben ingestemd.
- Voor het plaatsen van foto’s, video’s en/of namen op het publiek toegankelijke deel van de websites en op Facebook is toestemming vereist van de betrokkenen. Als het een publieksactiviteit betreft, volstaat toestemming in algemene zin, waarbij het publiek over mogelijke publicatie, voor zover mogelijk en uitvoerbaar, geïnformeerd wordt.
Opgemaakt d.d. 1 oktober Veenendaal 2018
Voorzitter
Secretaris
